Начинаем цикл консультаций известной вам компьютерной фирмы "НИКА-КОМ" – по созданию автоматизированных систем управления. Авторов материалов – ведущих специалистов фирмы – будет представлять ее директор кандидат технических наук Я.А.Лианский. Его самого, как автора первой установочной статьи, адресованной руководителям предприятий, представляю Вам я.

В.Зима

Комплексная автоматизация – успех Вашего бизнеса

Уважаемые коллеги-директора, герои и мученики экономических реформ!

Помимо сотен привычных хлопот в последнее время на Вас навалились новые проблемы, связанные с автоматизацией Вашего предприятия. Нужны компьютеры (сколько ?), программы (какие ?), сети (а это что?) – и все это за безумные деньги, которых естественно не хватает. Вас достает бухгалтерия (что мы хуже других ?), коллеги (XXI век на пороге !), собственные дети (а почему у тебя из кейса счеты торчат ?).

Надеюсь немного облегчить Вашу тяжкую долю, обобщив вопросы, поступающие к нам ежедневно.

Зачем ?

Давайте сразу – если Вас и так все устраивает : порядок в бухгалтерии, скорость и точность отчетов, планирование "в уме" и сохранность склада, - никакой автоматизации Вам не надо. Деньги лучше потратить на премию Вашему гениальному бухгалтеру или на мраморные полы в холле.

Автоматизацию надо начинать только тогда, когда назрела революционная ситуация : "верхи" (т.е. Вы) не хотят больше терпеть бардак в своем хозяйстве, а "низы" не могут выполнять Ваши все возрастающие требования (быстрее! точнее! больше!).

Цель или средство ?

Вспомните классическую рекламу : "Мы продаем дырки, а не сверла !". Заказчику нужен конечный итог - дырка в стене, и не его царское дело думать, чем она пробивается, а исполнитель готов сделать эту дырку в требуемом виде, оставив выбор инструмента за собой. Так и компьютеры – это не самоцель, а инструментальные средства для совершенствования Вашего бизнеса. Четко сформулируйте свою цель (требования к "дырке"), а специалисты найдут к ней "сверла", т.е компьютеры. Увы, сколько коллег поступает наоборот : закупают "коробки", не думая каких и зачем (деньги в конце года надо потратить, друга Васю выручить), и пылится чудо техники в углу в качестве рядового "основного средства"…

Что делать ?

Если уж Вы отважились на автоматизацию, решайте эту сложнейшую проблему комплексно и в четкой последовательности.

1.Оцените перспективу развития Вашей фирмы на 2-3 года (направление деятельности, структуру, штат, территории).

2.Сформулируйте идеальную для вас систему управления, учетную политику, схему документо- и товарооборота, новые технологии (когда же менять жизнь, как не в революционной ситуации).

3.Перечислите задачи, которые Вы планируете решать на компьютере (бухучет, управление складом, анализ прибыли, отчеты и т.д.).

4.Спроектируйте под вашу мечту автоматизированную систему, определившись с платформой и архитектурой, базами данных, серверами и хабами (извините за выражение !).

5.Разработайте четкую систему классификации и кодирования, единую нормативную базу (иначе одни и те же вещи будут называть или считать по-разному).

6.Расчитайте потребное количетво и оптимальную конфигурацию компьютеров (занизите параметры – через месяц будете менять технику, завысите – заморозите вложения на чрезмерные ресурсы).

7.Смонтируйте локальную вычислительную сеть, обратив внимание на скорость передачи данных, резервные каналы и связь с удаленным складом.

8.Разработайте алгоритм и напишите программы для каждого компьютера по каждому разделу учета (адаптация к вашим условиям готовых программ бывает ничуть не проще).

9.Закажите комплект технологического оборудования (например, штрих-кодовую систему для инвентаризации склада), обеспечив ее увязку с основной системой управления.

10.Протестируйте оборудование и программы, напишите инструкции для персонала – и вперед, получайте удовольствие от результатов проделанной Вами работы.

Если же Вы выполняете эти работы не каждый день и они вам кажутся не очень веселыми и очень не простыми, поручите их решение (по крайней мере последних семи пунктов) специализированной фирме, именуемой "системный интегратор". В ее составе опытные проектировщики, экономисты, программисты, технологи, компьютерщики и сетевики, работающие по единому проекту, единому наряду на единый конечный результат.

Можно разделить перечисленные задачи между несколькими серьезными фирмами, но есть опасность получить эффект Райкина – помните : "к пуговицам нет претензий, к петлям нет претензий, а костюм почему-то не сидит".

Кто виноват ?

Если Вы выбрали фирму-интегратор, то во всех проколах, просчетах и сбоях виноват ее директор, в данном случае Ваш покорный слуга, который силами своей бригады за свой счет устранит все ошибки.

Если Вы выбрали несколько поставщиков и разработчиков, то виноватого скорее всего Вы не найдете вовсе, а будете получать удовольствие от дружеских разборок между "пуговицами" и "петлями".

Если Вы решили делать все сами, то виноватым уж точно будете Вы со всеми вытекающими материальными последствиями. А вспомните как все хорошо и главное недорого начиналось : компьютеры взяли по дешевке в трех соседних лавках (по "штуке" за штуку), программы за бутылку принес какой-то паренек (кстати, а где он теперь ?), сеть протягивали свои электрики (подумаешь, веревки!), а выполнение проекта Вы зарубили сами (нечего деньги тратить, нам работать надо, а не бумаги марать !). Результаты подобной "профанации автоматизации" нередко видят наши специалисты, которых как спасателей МЧС, приглашают "разгребать завалы", правда не за большие, а за очень большие деньги.

Три источника и три составляющих части успеха

Девять лет работы фирмы "НИКА-КОМ", как системного интегратора, десятки технических решений для заводов и банков, больниц и госучреждений, мой личный двадцатилетний опыт АСУчивания производства (нет, нет, это не то, что вы подумали, а разработка Автоматизированных Систем Управления) позволяют сделать следующую оценку :

• 30% успеха в области автоматизации – это комплексная проработка вопроса и грамотная постановка задач;

• 30% - выбор надежного партнера, способного решать поставленные перед ним задачи;

• 40% - это воля и решимость Первого Лица, рассматривающего данную тему как свое личное дело, заряжающего энергией сторонников и ломающего сопротивление противников (их, к сожалению, много : кто-то лишится места, кто-то "левого" лакомого куска …).

В качестве примера счастливого единения всех трех составляющих приведу главный проект нашей фирмы в последнее время – Интегрированную автоматизированную систему управления бухгалтерским учетом всех предприятий Горьковской Железной Дороги в реальном времени. Инициировал этот проект Начальник ГЖД Омари Хасанович Шарадзе, один из мудрейших руководителей региона (моя оценка подтверждается официальным рейтингом прессы). Он лично увидел ключевую для экономики Дороги проблему, определил нестандартные пути ее решения, толкает (при всех огромных трудностях) реализацию проекта, координирует и корректирует наши действия со специалистами ГЖД. Боюсь сглазить, но мы надеемся в наступившем году показать I очередь этой системы в действии.

Сколько это стоит ?

Много. И чем больше ЭТО, тем больше стоит – чудес не бывает. Но одновременно – тем больше решается проблем и экономится средств. Мудрый Шарадзе на старте нашего совместного проекта на реплику помощника, что задуманная система будет дорогой, мгновенно ответил : "Ваше вранье стоит мне дороже !". Разумеется, он имел в виду не чью-то личную недобросовестность – помощники у него классные, - а неизбежное вранье действующей системы управления : недостоверность первичной информации, множественные ее перевалки по пути "наверх", разночтения учетной политики и нормативов, субъективность аналитического аппарата, допотопные каналы документооборота, при которых отчеты стареют еще не увидя свет.

По различным оценкам, комплексная автоматизация управления способна увеличить прибыль Вашего предприятия на 40-50% за счет объективного анализа, оперативных решений, оптимизации товарных запасов и финансовых потоков, сокращения штатов и штрафов, хищений и упущений.

Умножьте половину Вашей реальной годовой прибыли на пять (5 лет - минимальный срок службы АСУ), оцените потенциальный доход и выделите из него 5-10% на создание комплексной автоматизированной системы.

Почему комплекс ?

Я не устану повторять это слово в каждой строке. Работайте сами или с нами, с нашими партнерами или конкурентами, - но решайте задачи автоматизации КОМПЛЕКСНО. Или совсем не решайте.

Комплексной должна быть постановка задачи. Если Вы автоматизируете приход материалов, но не автоматизируете учет и расход, – эффект будет мизерным. Облегчая жизнь одному сотруднику, Вы усложните ее десятку. Такое решение называется "островной" автоматизацией : острова прогресса в огромном болоте рутины.

Программы решения всех задач должны работать как единый программный комплекс : говорящие на разных языках не только люди, но и компьютеры не понимают друг друга, и консолидированного баланса Вы не получите.

"Железо" должно быть частью технического комплекса : без четко структурированной сети, соединяющей все Ваши машины в одно целое, не будет единого информационного пространства и в каждой комнате люди будут вводить одни и те же данные (кстати, с разными ошибками) или метаться по фирме с дискетками. Такая "автоматизация" сродни, пардон, канализации, которую проложили на этажах, забыв соединить вертикальными стояками.

К подбору компьютеров подход должен быть комплексно-дифференцированным : одна марка (на мой взгляд, безусловно "белая"), один официальный поставщик (фирменный сервис), но индивидуальная мощность ( не слушайте тех, кто требует PentiumII–350 на каждое рабочее место, - многие обойдутся более легкими моделями).

Предусмотрите комплексный подход к взаимосвязи технических, психологических, финансовых, технологических и организационных вопросов – не решив одну, утопите другие.

И наконец, обеспечьте под Вашим руководством творческую и дружественную работу в едином комплексе приглашенных специалистов и Ваших подчиненных.

Можно ли не все сразу ?

Конечно можно, если это не противоречит требованиям комплексного подхода. Упомянутая Интегрированная система бухучета будет внедряться на предприятиях ГЖД поэтапно, по мере освоения территорий, но в основу каждого решения заложен типовой алгоритм, учитывающий в комплексе особенности 10 базовых предприятий различного профиля.

По инициативе Генерального директора ООО "Техносервис" А.Д.Белокопытова мы внедрили у него штрихкодовую технологию управления складом (завидуйте : инвентаризация за 15 минут !). Казалось бы, отдельно взятый участок производства, но заказчик заранее потребовал интеграцию склада с действующей бухгалтерской системой.

Молодой инициативный предприниматель В.П.Максимов вместе с нами шаг за шагом внедряет в свой бизнес по одному компьютеру и по одной программе, но каждый элемент ложится в заранее отведенное ему место в согласованной перспективной схеме автоматизации и новой технологии управления. Таких примеров множество.

Есть и обратные примеры (фамилии уважаемых руководителей называть не буду). Заказывают сетевую программу бухгалтерского учета для абсолютно допотопной сети. Предупреждаем, что программа не будет работать – "сами все знаем", предлагаем модернизировать сеть – "не надо". Потом претензии : "Что у вас за программа !?"

Заказывают современную систему финансовой автоматизации, согласны под нее поменять рутинную технологию работы бухгалтерии. Первые же наши требования перемен, наталкиваются на стон директора : "Оставьте все так, как Она (главбух) привыкла, я с ней боюсь связываться".

Начали ?

Вообще-то все не так страшно, но необходимо и в конечном итоге выгодно. Да и XXI век на пороге… В ближайшие три месяца на этой полосе "Консультанта-Н" наши специалисты подробно расскажут об отдельных вопросах автоматизации, о конкретных примерах реализации наших разработок у заказчика и, конечно, у себя на фирме : врач, уважающий пациента, сначала пробует лекарство на себе. Посоветуйте Вашим помощникам последить за этими материалами, вдруг будет небесполезно. А Вы, уважаемый коллега, звоните, приезжайте. Чем можем – поможем, советом – наверняка. Зачем учиться на своих ошибках ?

С уважением, Яков Лианский

Консультант Н, №2(17) 19 января 1999г.