Организация информационных потоков на фирме

Рассмотрим процесс автоматизации предприятия, начиная с азов. Когда предприятие только-только организуется, обычно приобретается 1-2 компьютера, и при необходимости обмена информацией между ними сотрудники могут перенести ее на дискетах. Когда же количество компьютеров растет, беготня с дискетами становится раздражающей и, главное, очень сильно сокращает полезное рабочее время сотрудников.

Возникает вопрос – как же упростить, упорядочить и удешевить информационный обмен? Как создать консолидированный баланс, если бухгалтер сидит на одно месте, кадровик на другом, а кладовщик и вовсе где-нибудь на удаленном складе? Необходимо создать локальную вычислительную сеть, который бы управлял грамотный, подкованный в вопросах современных информационных технологий человек – системный администратор. Я бы хотел рассмотреть на примере нашей фирмы основные задачи администратора сети по организации информационного взаимодействия между и внутри подразделениями предприятия.

Первая и важнейшая задача – реализация файлового сервиса или, проще говоря, обмен и доступ к общим файлам (файл – некая информация в электронном виде). У нас эта задача решена установкой файлового сервера с операционной системой NetWare 4.11, который прекрасно справляется также и со второй задачей – сетевой печатью. Ведь известно, что на компьютере информация только обрабатывается, а результаты ее обработки – бухгалтерский баланс, отчеты и первичные документы – необходимы, как правило, на бумаге. Не секрет, что стоимость современного высокоскоростного лазерного принтера довольно высока, и было бы расточительством покупать такие устройства на каждое рабочее место. Вместо этого обычно приобретается два-три принтера и с помощью сетевых средств обеспечивается печать на этих принтерах с любого рабочего места. При таком подходе также сильно падает стоимость эксплутационных расходов и себестоимость каждой бумажной копии. А какой принтер приобрести в качестве сетевого – это уже вопрос, решаемый при проектировании сети.

Еще одна важная функция файлового сервера (кстати, не надо пугаться термина “файловый сервер”, это всего лишь очень мощный и надежный компьютер, созданный для оптимального выполнения специфических задач) – резервное копирование данных. К этой задаче необходимо относиться как можно серьезнее, так как данные – это самый дорогостоящий капитал любого предприятия. У одного из наших клиентов года 2 назад случился пожар. Да, администратор сети там регулярно создавал резервные копии базы данных, но хранил их в том же помещении, где стоял сервер. Пренебрег азами безопасности сети, результат – миллиардные убытки. В следующих материалах мы расскажем о наиболее правильной, с нашей точки зрения, стратегии сетевой безопасности, о применении избыточных систем и многом другом, а пока скажем, что копирование данных в нашей сети осуществляется в автоматическом режиме с помощью ПО Cheyenne ArcServe.

Третья задача – обмен электронной почтой между сотрудниками и со всем остальным миром. Еще со времен скифов обмен сообщениями играл важную роль в торговле и политике. Сначала глиняные таблички, затем папирус, пергамент и столь привычные нам письма на обычной бумаге были средством для передачи информации. В наше время требования к скорости и надежности передачи сообщений неимоверно выросли. Наиболее действенным методом является передача данных в электронном виде (оперативная передача договоров, прайс-листов и другой коммерческой информации облегчает общение предприятия и его контрагентов). Выбор программных средств в этой области довольно обширен. Мы остановились на программе GroupWise от фирмы Novell.

GroupWise расширяет возможности электронной почты мощными и простыми в использовании средствами взаимодействия через Internet и intranet. Это ПО поддерживает открытые стандарты современных многоплатформенных вычислений и обеспечивает следующие возможности:

• полноценную электронную почту;

• управление документами (бухгалтер не бежит к директору с килограммовыми талмудами на подпись, а пересылает их ему по сети в электронном виде);

• ведение календарей и расписаний (вроде бы пустячок – электронный органайзер – а перестают срываться важные встречи и звонки а руководству, зная расписание всех своих сотрудников, легче назначать совещания);

• доступ через Web и удаленный доступ;

• автоматизацию деловых процессов (очень удобна автоматическая рассылка бухгалтерией отчетов о деятельности каждого подразделения фирмы конкретным заинтересованным лицам);

• организацию конференций (обмен мнениями не уходя с рабочего места);

• работу с электронными формами;

• интеграцию с голосовой почтой (можно наговорить сообщение и переслать его в виде файла по почте – для руководителей, любящих в целях воспитания покричать на сотрудников);

• интеграцию с Internet/intranet (получение информации из любой точки земного шара).

Универсальный почтовый ящик GroupWise (Universal Mailbox) позволяет собрать всю информацию (электронные письма, Web-адреса, факсы, сообщения голосовой почты, документы, расписания встреч и списки задач) в одном месте и обеспечивает доступ к ней через простой интерфейс, работать с которым так же просто как с электронной почтой.

GroupWise весьма сложная и разноплановая система, и ее внедрение занимает довольно продолжительный срок. На сегодняшний день сотрудники нашей фирмы используют GroupWise для электронной почты, как единую адресную книгу, как средство хранения и примитивной маршрутизации документов. В ближайшее время планируется добавить работу с GroupWise через Web-сервер и возможность автоматической публикации документов (таких, как прайс-листы, пресс-релизы) на Web-сервере фирмы.

Еще одна задача – обеспечение доступа сотрудникам фирмы в Internet. У нас имеется выделенный канал в Сеть. Подключение и доступ осуществляется с помощью сервера, работающего под операционной системой Linux. Это очень дешевое (поскольку Linux бесплатна) и достаточно надежное решение.

Этот же сервер обеспечивает удаленное подключение сотрудников к нашей сети (из дома, из командировки), позволяя им получать и отправлять электронную почту, документы и т.п.

Совокупность вышеперечисленных задач позволяет нашей фирме эффективно работать в современных непростых условиях ведения бизнеса.

Если у Вас возникли какие-то вопросы, Вы всегда можете обратиться с ними по телефону 41-52-09, и мы с удовольствием на них ответим.

С уважением, Дмитрий Лазарев.