Штрихкодовая технология управления складом

Главное в работе автоматизированных систем управления (АСУ) – достоверность входной информации. Если не отсеять на входе в систему ошибочную информацию, то затем придется потратить массу времени, сил и средств для выверки всего массива обрабатываемой информации. Поэтому для создания эффективно и точно работающей АСУ предприятием требеутся не просто покупка персональных компьютеров и программ к ним, а создание и внедрение на предприятии в первую очередь информационной технологии.

На современном уровне развития вычислительной техники и информатики такая АСУ строится с применением технологии штрихового кодирования. Ее основой является индидуальный идентифицирующий штрихкод товара, представляющий собой графический образ, в котором каждый символ информации изображается комбинацией темных полосок и светлых пробелов между ними. Правило, при помощи которого выбирается ширина и комбинация сочетаний этих элементов, заключается в виде определенного стандарта.

За последнее время разработано большое количество стандартов штрихкодов, однако их можно условно разделить на две бльшие группы – товарные и технологические штрихкоды.

Товарные штрихкоды используются для идентификации товаров, продаваемых через товаропроводящую сеть. Это 13-разрядная система, разбитая на 4 группы:

• код региона, где находится предприятие-изготовитель (от 2 до 4 цифр);

• код этого предприятия (от 5 до 3 цифр);

• номер товара из номенклатуры этого предприятия (5 цифр);

• контрольное число (1 цифра).

Контрольное число гарантирует достоверность информации. Расчет его производится по определенному правилу. При каждом считывании штрихкода в компьютере подсчитывается контрольное число, которое сравнивается со считанной тринадцатой цифрой. При совпадении этих цифр код товара передается далее в компьтерную систему, при несовпадении – нет.

а)б)

Рис.1 Примеры кодов товаров:

а) товарный штрихкод;
б) технологический штрихкод

Технологические штрихкоды используются “внутри предприятия” и позволяют отобразить практически любую цифро-буквенную информацию, например последовательно серийный номер изделия, дату производства, номер участка, фамилию сборщика и т.д. Ниже, на рис. 1, приведены примеры товарного (а) и технологического (б) штрихкодов.

Для считывания штрихкода используется специальное устройство – сканер, конструктивно состоящий из трех частей: источника света, фотодетектора и декодера. Для того, чтобы считать штрихкод необходимо его пересечь лучом света сканера. Разная отражающая способность черных и светлых полос штрихкода фиксируется фотодетектором, преобразуется в электрический сигнал, а декодер переводит его в цифровой код, “понятный” компьютеру.

По уровню воздействия на современное общество системы штрихового кодирования подобны влиянию появления телефонов периода 20-х годов нашего столетия на информационный обмен между людьми.

Традиционная “бумажная” технология управления предприятием неэффективна по следующим основным причинам:

• ручной сбор данных продолжителен по времени и порождает значительное количество ошибок;

• данные информационной системы не отражают фактическое состояние дел на конкретный момент времени.

Следствием этого является ограничения по росту объема продаж и прибыльности предприятия.

Штрихкодовая технология управления отличается тем, что позволяет оперативно вести сбор информации о поступающих товарах, управлять их перемещением со 100% гарантией идентификации товара и исключения злоупотреблений персонала.

Основные премущества от использования штрихкодовой технологии управления:

• увеличивается доля оперативной информации;

• повышается достоверность данных о товарных запасах;

• уменьшаются затраты и время на проведение инвентаризации;

• своевременно выявляется дефицит товаров;

• уменьшаются резервные запасы.

Теперь более подробно рассмотрим саму штрихкодовую технологию в разрезе работы склада предприятия.

Система реализует следующие функции управления:

1. Ведение основных справочников

Вся номенклатура товаров, вплоть до каждого винтика, четко распределяется по отдельным группам – подгруппам. Кроме того первоначально создаются и, в дальнейшем, используются классификаторы поставщиков товаров, закзчиков продукции.

2. Идентификация товара

100% идентификация товара является непременным условием успешного функционирования АСУ предприятия. К сожалению, не все поступающие сегодня на склад товары имеют индивидуальные штрихкоды. Поэтому на складе необходимо доэтикетировать такой товар, изготавливая на специальном принтере штрихкодов (ШК) липкую этикетку.

3. Ввод данных о поступившем товаре и подготовка списка принятых товаров

Приемку продукции от поставщика следует начинать с получения в электронном виде перечня и параметров поступающего груза (наименование, количество, единицы измерения, наличие ШК и т.д.). Обычно это электронная копия счета или товарно-транспортной накладной, которая вводится в персональный компьютер (ПК) склада. Если в ней присутствуют товары, ранее не поступавшие на склад, то по ним в ПК вводится полное описание в соответствие со структурой базы данных (справочника товаров). На основании этой информации система готовит свою приходную накладную. Она опять же в электронном виде вводится в портативный терминал сбора данных (ТСД), снабженным считывателем ШК, и являющимся по-сути автоматизированным рабочим местом (АРМ) кладовщика. По мере выгрузки поступившего товара, с помощью ТСД считывается ШК с товара и на экране ТСД указывается место для его хранения. Здесь же осуществляется первичный контроль по номенклатуре поступивших товаров. Если какой-то товар полностью или частично отсутствует, то ТСД просигнализирует об этом кладовщику подачей короткого звукового сигнала.

Для формирования отчета о принятых товарах достаточно передать данные из ТСД кладовщика в ПК оператора склада. Для этого оператор кладет ТСД в коммуникационное устройство связи ТСД – ПК и нажимает на клавиатуре ТСД кнопку ПЕРЕДАЧА и буквально через несколько секунд набранная на складе кладовщиком информация попадает в ПК. Об успешном завершении этой процедуры ТСД опять же известит персонал склада подачей короткого звукового сигнала. Приходные документы будут сформированы оператором на ПК по соответствующей команде автоматически в требуемом количестве копий.

4. Проведение операции размещения товара на складе

Процедура раскладки товара на складе должна обеспечить дальнейший легкий отбор товаров по заказам потребителей. Для этого необходимо, чтобы ПК “знал” о местонахождении каждой единицы товара. ТСД при этом руководит действиями кладовщика. Тот должен подвезти товар к ячейке, считать последовательно ШК с товара и ячейки и поместить туда товар.

После завершения операции размещения данные из ТСД передаются в ПК и с этого момента “картинка” склада становится адекватной.

Применяемая технология полностью (с точностью до отсутствия “злой воли” кладовщика) обеспечивает безошибочное размещение товара и ввод достоверной информации о нем в ПК.

5. Проведение операции отпуска товаров со склада

По заявке потребителя ПК формирует расходную накладную и в электронном виде оператор передает ее в ТСД. В ней указаны товары, их коды, количество и места хранения. Кладовщик по команде ТСД осуществляет отбор товаров, сопровождая каждую операцию считыванием ШК с товара и места его хранения. Завершив сбор, кладовщик передает ТСД оператору склада и тот сбрасывает данные в ПК, который сверяет их с исходной заявкой и, затем, по соответствующей команде распечатывает накладную для отпуска товаров со склада.

6. Инвентаризация склада

• из правил бухгалтерского учета;

• когда персонал склада и бухгалтерии отмечает участившиеся случаи “ненахождения” товара.

Описанная выше технология работы склада практически полность исключает вторую причину, но инвентаризацию все равно приходится проводить от 2-х до 4-х раз в год. При этом склад должен быть закрыт. Инвентаризация достаточно крупного склада при ручном сборе данных обычно занимает несколько дней. Зная оборот склада, легко подсчитать прямые потери от таких вынужденных простоев. Казалось бы деваться некуда. Выход есть и он в использовании штрихкодовой технологии. Она позволяет не только существенно сократить время проведения инвентаризации (до нескольких часов), но и позволяет проводить выборочную инвентаризацию практически без закрытия склада. В этом случае на ПК готовится электронное задание на инвентаризацию и оно сбрасывается в ТСД. Задачей кладовщика остается подойти к требуемым ячейкам, считать коды места хранения и товара, сосчитать и ввести в ТСД количество товара. При известном навыке и хорошей организации хранения товаров вся процедура инвентаризации займет интервал времени от нескольких минут до нескольких часов в зависимости от объема склада. Собранная в ТСД информация затем передается в ПК, который по соответствующей команде формирует документы инвентаризации.

Дополнительные преимущества внедрения штрихкодовой технологии:

Штрихкодовая технология дает дополнительные преимущества при построении различных алгоритмов работы складского комплекса, нереализуемые в классических нештрихкодовых системах управления. Так если каждому кладовщику, участвующему в процессе товародвижения, выдать нагрудную карточку – “бэдж” с его,например, табельным номером, отображенным в виде ШК, и обязать его считывать этот ШК при проведении каждой операции товародвижения, то при этом добиваемся сразу же нескольких результатов:

• персонифицируем отвественность за каждую операцию с товаром;

• хронометрируем каждую операцию, так как каждая запись в ТСД сопровождается регистрацией даты и времени по его внутренним часам;

• статистически накапливаем нормативы времени, что особенно важно для больших складов со значительными грузопотоками;

• ведем учет выработки каждого кладовщика, что позволяет ввести для них сдельную оплату труда.

Система управления складом, базируемая на ПО ДОМИНО, ведет основные справочники, формирует отчеты о запасах, движении товаров, а также обеспечивает персонал склада оперативной информацией по остаткам товара по любой позиции, что позволяет своевременно сформировать заказы поставщикам, например - по минимальному количеству. Для бухгалтерии вся оперативная информация передается через модем в виде готовых документов – приходных,расходных накладных и отчетов в формате используемого в бухгалтерии ПО БЭСТ.

После запуска в промышленную эксплуатацию, склад буквально преобразился на глазах. Все детали разложены по отмаркированным ячейкам. Кладовщики уверенно работают с ТСД, которые в эксплуатации подобны пультам управления современных телевизоров и не требуют какой-то особой подготовки. Оценив по достоинству преимущества системы, Заказчик решил развивать ее дальше – благо “фундамент” для этого, по нашей рекомендации, был предусмотрен заранее. Сейчас на складе предприятии ООО “Техносервис” действует локальная вычислительная сеть, включающая в себя АРМ оператора и АРМ заведующего складским комплексом. При этом оператор на своем ПК осуществляет всю текущую работу по приходу и расходу товаров, а зав.складом на своем ПК проводит анализ товарных запасов, формирует заказы поставщикам и т.д. В настоящее время прорабатывается вопрос установки дополнительного рабочего места на удаленном складе и его связи с действующей системой. В перспективе – автоматизированная контрольно-пропускная система на базе все той же штрихкодовой технологии.

В заключении необходимо отметить, что большинство современных предприятий, как торговых так и производственных, в качестве своего составляющего элемента имеют СКЛАД. При этом для штрихкодовой технологии не важно, что именно хранится на складе – валенки или медицинские препараты – все будет учтено по штрихкоду. Для торговых же фирм, по моему мнению, штрихкодовая технология вообще является жизненной необходимостью, т.к. отмаркированный ШК на складе предприятия товар, затем поступает в торговый зал, где его можно продавать через кассы, оборудованные специальными считывателями ШК, что позволяет резко повысить пропускную способность магазина, исключить злоупотребления персонала, отвадить недобросовестных покупателей и т.д. Но это отдельная тема для разговора, который состоится на страницах газеты “Консультант-Н” в ближайшее время.

Главный вывод: штрихкодовая технология – веление времени!

Консультант Н, №3(18) 26 января 1999 г.