Автоматизация бухгалтерского учета

Продолжая разговор об автоматизации бухучета, попытаемся выяснить, в каких случаях для Вашего предприятия разработка заказной системы выгоднее, чем приобретение одной из имеющихся на рынке готовых систем?

Рассмотрим этот вопрос с двух сторон – со стороны потребностей предприятия и со стороны возможностей разработчика заказных систем.

Опыт внедрения управленческих систем показывает, что практически не существует двух идентичных предприятий. Поэтому даже при внедрении готового пакета программ всегда требуется “притирка” заложенных разработчиком в пакет бизнес-правил и принятых на предприятии бизнес-правил технологии управления. Либо необходима настройка и адаптация, доработка программ, либо же предприятие должно перестроится под заложенную в программах технологию. Весь вопрос в объеме этой перестройки. Начиная с некоторого порога теряет смысл сама концепция “готовой” системы.

Потребности предприятия в гибкой нестандартной системе определяются следующими основными факторами.

Во-первых, это масштаб предприятия.
Наиболее вероятными кандидатами на разработку заказных систем являются крупные предприятия. Крупное (с точки зрения сложности управления и учета) предприятие имеет развитую ирерархическую структуру, его подразделения функционально обособлены и территориально удалены друг от друга, руководители подразделений обладают существенным объемом прав и зачастую имеют собственные бухгалтерские службы. Отдельные управленцы имеют узкую специализацию. Первичные документы проходят достаточно длинный маршрут (составление, регистрация, согласование, исполнение и бухгалтерская итерпретация), к тому же имеют много вариантов оформления и отражения в учете. Это приводит к огромному числу возможных сочетаний документов, функций, показателей и исполнителей. Учесть в готовой системе все возможные комбинации практически невозможно.

Во-вторых, вид деятельности.
Следует отметить, что если функции закупок сырья, продажи продукции или услуг, складских запасов очень схожи у большинства предприятий и даже бюджетных учреждений, то исчиление себестоимости и контроль затрат крайне специфично для данного предприятия. Производственным предприятиям поэтому требуется гораздо большой объем “притирки” чем, например, оптовым торговцам. Традиционно именно затраты и себестоимость являются узким местом готовых систем.

В-третьих, это скорость изменения самого предприятия в нашем быстроменяющемся рыночном мире, а значит и изменения бизнес-правил.
К сожалению, ответы типа “Ваша проблема известна, ее решение запланировано в следующей версии” пользователи готовых систем слышат достаточно часто. Замена же внедренной системы на другую если не абсолютно невозможна, то сравнима с пожаром. Собственная система может быть изменена гораздо быстрее, чем получены очередные версии готовой системы.

Таким образом, даже заранее решив приобретать готовую систему, следует разработать формализованную модель предприятия, причем с точки зрения “как должно быть”, а не “как вчера сложилось”. Эта модель должна включать описание бизнес-процессов и описание структуры информации. Западные консультанты рекомендуют начинать работу с будущим поставщиком системы с того, что поставщик и клиент обмениваются своими моделями и сопоставляют их (см. например дискуссию по адресу http://www.egroups.com/list/dm-discuss). Это позволит оценить не внешний вид системы, а архитектурные решения, заложенные в ее основу и практически не поддающиеся переделке, и избежать выбора системы, принципально не совместимой с Вашим предприятием. В частности, для финансово-бухгалтерских систем важно знать организацию аналитического учета, конструкция журнала операций и способ работы с первичными документами. После этого уже можно определить объем доработок / перестройки, необходимый при внедрении.

Другая сторона вопроса – а насколько сложно сегодня спроектировать и реализовать свою собственную систему?

Если говорить коротко, то оказывается не так и сложно. Дело в том, что накопленный поколениями автоматизаторов, в том числе и отечественных, опыт воплощен не только в многочисленных готовых системах. Созданы мощные средства разработки программ по заданным к ним требованиям.

Рассмотрим, например, комплекс инструментальных средств и технологию их применения, используемые в ООО “НИКА-КОМ” для создания автоматизированных систем масштаба корпорации. Эта технология отработана в ходе осуществления крупных проектов, таких как Интегрированная Ситема Бухгалтерского Учета (ИАСБУ) Горьковской железной дороги. Основой системы является комплекс инструментов информационного моделирования и быстрой разработки приложений фирмы Oracle^®. Анализ и формализация бизнес-процессов проводится по IDEF0 - методологии функционального моделирования, позволяющей описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций.

Одна из сложнейших задач при реализации большого проекта – удержать его в рамках сроков и бюджета. Управление и контроль за ходом проекта руководитель работ осуществляет с помощью системы TimeLine фирмы TimeLine Solutions^®.

Кроме того, специалистами ООО НИКА-КОМ разработаны библиотеки программ, существенно облегчающие настройку системы, благодаря тому, что все сведения о системе и об обрабатываемых документах располагаются в специальном каталоге (репозитории) системы.

Другой пример современных средств разработки – эволюция известной системы 1С^®. Когда-то это был коробочный продукт для небольшой бухгалтерии.В настоящее время (версия 7.5 и выше) она представляет из себя настоящую специализированную систему программирования, своеобразный конструктор с помощью которой каждое предприятие может получить свою собственную систему. ООО НИКА-КОМ оказывает полный спектр услуг по внедрению и настройке конфигураций 1С^®.

Наши выводы заключаются в следующем:

Начинать процесс автоматизации управления предприятием следует с создания модели всей системы ведения бизнеса. Это наиболее ответственный и достаточно трудоемкий процесс определяет успех проекта как при создании заказной системы, так и при выборе и адаптации готовой.

В обоих случаях необходим руководитель проекта со стороны Заказчика из состава высшего руководства и группа специалистов, вырабатывающая модели бизнес-процессов и информационную модель, в которых формализованы требования Вашего предприятия к системе.

При современном уровне средств программирования разработка своей системы вполне может оказаться быстрее и дешевле для крупного предприятия.

Получить дальнейшие консультации по методам быстрой разработки систем можно в ООО НИКА-КОМ. С автором статьи можно связаться по адресу gerg@ncom.ru

С уважением, Сергей Левин.